5 valkuilen bij het implementeren van een KAM-systeem

Het is zover: u heeft voor een KAM-systeem gekozen en staat aan de start van de implementatiefase. Het liefst wilt u het systeem zo snel mogelijk gebruiken, maar u bent zich ervan bewust dat een effectieve implementatiefase van groot belang is. Om u daarbij te helpen, hebben wij de meest voorkomende valkuilen opgesomd in een blog. Zo kunt u ze voorkomen!

Het belang van een goede implementatie

Is uw bedrijf werkzaam in de industriële sector? Dan kent u zonder twijfel de uitgebreide richtlijnen voor producten. Deze richtlijnen hebben invloed op uw productie, maar ook op uw bedrijfsvoering. Een KAM-systeem (kwaliteit, arbo en milieu systeem) helpt uw organisatie te voldoen aan wet- en regelgeving en geeft inzicht in actuele ontwikkelingen. Zo voorkomt u boetes, ongevallen of andere risico’s die schade kunnen brengen aan uw bedrijf.

Alhoewel het kiezen van KAM-systeem al een flinke uitdaging kan zijn, is de implementatie misschien nog wel spannender. Het implementeren van een KAM-systeem heeft invloed op bijvoorbeeld de kwaliteitsmanagers die er intensief gebruik van gaan maken. Zij zullen er het meeste mee in aanraking komen en moeten de fijne kneepjes van het systeem kennen. Dit sluit overigens niet uit dat een KAM-systeem invloed heeft op de gehele organisatie en dat een goede implementatiefase juist daarom enorm belangrijk is.

Bij Acanthis hebben we jarenlange ervaring met het implementeren van KAM-systemen. We hebben in de loop der tijd een hoop gezien en gemaakt. De meest voorkomende valkuilen willen we u niet onthouden.

1.   Vanaf de start niet iedereen meenemen

Ondernemers zijn enthousiast en hands-on. Daardoor kunnen ze er wel eens wat minder goed in zijn om dingen uit te besteden of te delegeren. In al hun enthousiasme en hun do-mentaliteit, vergeten ze anderen mee te nemen in processen. Dit geldt niet alleen voor processen op microniveau, maar ook voor processen die invloed hebben op het hele bedrijf of misschien zelfs wel daarbuiten. Deze valkuil is al door menig ondernemer begaan. Zorg er daarom voor dat u in contact blijft met uw medewerkers gedurende het proces. Draagvlak binnen de organisatie is van enorm belang, zeker bij de implementatie van grotere systemen.

2. Te weinig communiceren met de rest van de organisatie

Onlosmakelijk verbonden aan het niet meenemen van medewerkers, is de valkuil rondom communicatie. Wanneer de personen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van het KAM-systeem de informatie alleen maar bij zichzelf houden, zal dat het draagvlak binnen de organisatie in de weg staan. En juist de rest van de organisatie is hard nodig om de implementatie tot een succes te maken. Het delen van informatie en voortgang, al dan niet in gezamenlijk sessies, is daarom enorm belangrijk.

3. Snel, snel, snel

Een derde valkuil schuilt vooral in tijd: men wil het KAM-systeem zo snel mogelijk up and running hebben en verliest daarmee soms het belang van de implementatiefase uit het oog. Uiteindelijk zal een implementatie die met te hoge snelheid wordt uitgevoerd leiden tot een minder effectief gebruik van het systeem. Uiteindelijk wordt er dus alleen maar tijd verloren met een gejaagde aanpak.

Naast verlies van effectiviteit, zorgt een te krappe tijdsplanning ook voor frustratie onder medewerkers. Mensen ervaren stress om hun werk op tijd af te krijgen. En wanneer deadlines keer op keer niet worden gehaald, werkt dat natuurlijk nog veel meer tegen. Mensen die hard aan een project werken worden gefrustreerd. En dat is iets wat u niet wilt tijdens zo’n cruciale implementatie.

4. Een matige voorbereiding

De vierde valkuil die we aan bod brengen, is er één die we regelmatig tegenkomen. De voorbereiding is matig en dat zorgt later in het implementatietraject voor vertraging en problemen. Een goed voorbeeld is een matige voorbereiding rondom het inventariseren van koppelingen. Wanneer deze inventarisatie niet goed wordt uitgevoerd en besproken met de KAM-systeem aanbieder, kan het zomaar eens zijn dat een koppeling tussen een bepaald systeem en het KAM-systeem niet optimaal werkt of zelfs helemaal niet mogelijk is. Zorg er daarom voor dat u voor aanvang weet of de gewenste koppelingen mogelijk zijn. Zo komt u niet voor verrassingen te staan.

5. Live gaan zonder te testen

Ten slotte brengen we aan bod dat er een gevaar zit in het niet testen van het systeem. In verlenging van te snel willen, is ook het live willen gaan zonder testen geen goed idee. Hoe goed een aanbieder zijn werk ook doet, er zullen in 9 van de 10 gevallen wijzigingen uit de testfase komen die het werken met het KAM-systeem optimaler of makkelijker maken. Test het systeem daarom altijd uitvoerig voordat het in productie gaat.

Naast deze valkuilen, moet het implementatietraject van een KAM-systeem bovenal leuk zijn. Maak er een mooi proces van met uw organisatie en ervaar de gemakken van een KAM-systeem. Andere organisaties gingen u al voor. Meer weten? Lees de klantcase van het ziekenhuis hier.

Deel dit bericht: