SLIM DOCUMENT- EN INFORMATIEBEHEER DOE JE MET ACANTHIS

Van zoeken naar vinden met DocBase, een van onze DMS oplossingen

Lees in ons e-book wat een document management systeem (DMS) voor uw organisatie kan betekenen. Download het e-book
Image

Document management

Waarom vinden we het nog steeds normaal dat documentbeheer in je organisatie zo slecht geregeld is?

Iedereen weet dat opslagomgevingen zoals Google Drive en Microsoft OneDrive een chaos creëren waarbij mensen met absurde  workarounds te komen voor het opslaan van versies zoals bijvoorbeeld bestandsnamen  die steeds langer worden: persbericht_V1_V2_final_ditisdelaatsteversie.pdf. Of is sprake van getrapte diepe directory structuren die niet gebruikt of begrepen worden. Of je zet maar heel veel documenten in je browser open zodat je ze niet kwijtraakt. Of je doorzoekt je mailbox omdat je daar hopelijk nog terugvindt wanneer je een bepaald document gedeeld hebt.

Acanthis biedt je met (oplossingen zoals)  X-Drive, DocBase, X-Forms, CloudCompagnon of geo-sync structuur waarbij content georganiseerd wordt en in de juiste context wordt weergegeven.

Kijk bijvoorbeeld eens hoe geo-sync content in met geografische informatie combineert en je inzicht verschaft per locatie of object.

 

Ontdek geo-sync

X-Forms

DocBase X-Forms: CRM en template generator in één oplossing

Professionele uitstraling

Door met sjablonen te werken weet je zeker dat je document altijd in de juiste opmaak wordt verwerkt. Geen gedoe met logo's, lettertypes, etc. Zo heb je je huisstijl goed geregeld.

Eenduidige communicatie naar buiten

Door X-Forms sjablonen te gebruiken is de uitstraling naar buiten toe eenduidig. Kant en klare tekstblokken die naar keuze kunnen worden toegevoegd in de juiste taal en schrijfstijl.

Tijd- en kostenbesparend

X-Forms verdient zichzelf, naast dat het betere output te levert, ook nog eens snel terug. Je kiest het juiste sjabloon en de juiste tekstblokken en hoeft daarmee veel minder te typen. In enkele minuten maak je vaker terugkomende documenten en je slaat ze met één druk op de knop automatisch op bij de juiste relatie in DocBase.

flexibel door eigen beheer

De Word templates zijn centraal eenvoudig zelf te beheren. Een applicatiebeheerder kan alles zelf maken. Externe consultancy is niet nodig. Dat scheelt veel tijd en kosten.

sterk door eenvoud

Gebruikers hebben met een extra knop in de Word ribbon (lint) toegang tot de voor hen relevante (per afdeling in te stellen) sjablonen. Ze hoeven Word niet te verlaten om de documenten op te slaan. Met één simpele druk op de knop staat het document bij de juiste relatie in DocBase geregistreerd.

vermindert sterk het aantal repeterende handelingen

Omdat je veel voorkomende documenten automatisch laat vullen met tekstblokken aangevuld met nog wat persoonlijke of aangepaste tekst, wordt het creëren van documenten een feest en is dat in een handomdraai gepiept.

Enterprise Search

van zoeken naar vinden met Next2Know, de Enterprise Search oplossing voor jouw bedrijf

Op zoek naar een bepaald document en niet meer weten waar het staat? Geen stress! Met Next2Know Enterprise Search worden meerdere bronnen gekoppeld en heb je binnen seconden alle documenten gevonden die aan je zoekvraag voldoen, waar ze ook staan. Ook in de inhoud van documenten wordt gekeken of de zoekterm voorkomt. 

Grip op informatie
enterprise search

Wat klanten zeggen over ons

dusseldorp bmw

Begin 2020 is DocBase geïmplementeerd. Blij dat we het gedaan hebben. Iedereen werkt nu thuis en we kunnen gewoon overal bij

Financieel directeur bij Dusseldorp BMW